SURAT RESMI DAN TIDAK RESMI

SURAT RESMI

Surat Resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi, atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Fungsi surat resmi:

1.      Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pemikiran.
2.   Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (otentik) dalam bentuk dokumen dimana isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
3.   Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan atau aktivitas dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerjaan tertentu.
4. Sebagai alat untuk pengingat bagi si penerima surat baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga. Itu sebabnya surat resmi perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari.
5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis. 

Meskipun saat ini telah ada fasilitas teknologi seperti email (surat elektronik) dan lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik itu keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan, dan keperluan lainnya.

Ciri-ciri surat resmi : 

1.  Surat resmi menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) mulai dari kosa kata, frasa, hingga tata bahasa yang dipakai
2.  Surat resmi dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
3.  Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tapi bahasa eksplisit
4.  Dibuat dalam bentuk full block atau semi block/ intended block
5.   Terdapat kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
6. Di dalam surat resmi selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
7.  Surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
8.  Surat resmi bentuknya sistematis dan dibuat sesuai aturan yang baku. 

 

Jenis-Jenis Surat Resmi :

1.      Surat Keputusan 
Surat resmi ini bertujuan untuk menyampaikan keputusan dari atasan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Umumnya surat keputusan berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga. Misalnya surat keputusan pengangkatan pegawai.  
2.      Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan ketika suatu pihak menyampaikan suatu permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan perceraian, dan lain-lain.

3.      Surat Perintah

Surat resmi yang isinya memberikan instruksi kepada bawahan. Misalnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan lain-lain.

4.      Surat Kuasa

Surat resmi yang isinya memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5.      Surat Panggilan/ Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk keperluan tertentu. Misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain-lain.

6.      Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada kalangan tertentu dimana isinya pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu. Misalnya surat edaran pengumuman libur ujian.

Struktur Surat Resmi 

Kepala Surat (Kop Surat) 

Kepala surat terdiri dari :

•  Logo instansi/ lembaga

• Nama instansi/ lembaga

• Alamat, No. Telephone/ fax, dan email instansi/ lembaga  

Nomor Surat    
Setiap kali suatu instansi/ lembaga mengirimkan surat, pasti dilengkapi dengan nomor surat. Dengan adanya nomor surat tersebut, maka akan mudah mengetahui berapa jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam satu bulan.
 
Tanggal Surat

Surat resmi selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini berguna sebagai informasi waktu dibuatnya surat tersebut.

 
Lampiran atau Hal

Terkadang surat resmi dilengkapi dengan lampiran, yaitu dokumen lain sebagai pendukung surat resmi tersebut.

 
Alamat tujuan

Alamat tujuan diberikannya surat resmi tersebut. Biasanya penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

 
Salam pembuka

Kata pembuka dari sebuah surat resmi dimana bentuknya baku dan formal dengan bahasa yang sopan.

 
Isi Surat

Isi surat adalah bagian utama dari surat resmi. Informasi yang dimuat dalam bagian isi harus dibuat singkat, padat, dan jelas dengan menggunakan bahasa baku.

 
Salam Penutup

Selain salam pembuka, tentunya ada salam penutup surat. Hal ini untuk menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat resmi.

 
Tanda Tangan Pengirim Surat

Pada bagian ini harus dicantumkan nama dan tanda tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

Tembusan 

Tembusan dapat dibuat bila surat resmi tersebut perlu diketahui oleh pihak lain.

Contoh surat resmi : 

SMK Negeri 1 Malang Jalan sonokembang no 1 Malang Telp. (0341) 326630 email : info@smkn1malang.sch.id

Nomor             : 01/SP/2019

Lampiran         : 1

Perihal             : Undangan Rapat

Kepada Yth. Bapak/Ibu Slamet Riyadi

Di Jalan Mergan Sekolah No 9 Malang

Dengan hormat,

Dengan ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas XII (Dua belas) SMKN 1 Malang untuk berkenan hadir pada :

Hari/Tanggal   : Jumat, 1 November 2019

Waktu                         : Jam 09.00 – selesai

Acara               : Rapat persiapan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2019/2020

Tempat            : Aula SMKN 1 Malang

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu sekalian.

Kami ucapkan terimakasih.

Kepala sekolah

Retno Utami

SURAT TIDAK RESMI

 

Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan dalam situasi yang tidak resmi. Contoh situasi tidak resmi yaitu seperti untuk keperluan pertemanan atau persaudaraan. Surat tidak resmi tidak harus ditulis dengan bahasa dan penggunaan struktur yang baku.

Hal yang terpenting di dalam surat tidak resmi yaitu ialah kesampaian isi atau maksud dari surat tersebut dengan jelas. Meskipun di dalam surat tidak resmi penggunaan bahasa tidak harus baku, tapi tetap harus komunikatif dan dengan bahasa yang santun. Surat tidak resmi biasanya berupa surat perkenalan kepada seseorang, surat kepada sahabat mengenai suatu kabar, ataupun surat kepada kerabat.

Ciri-ciri surat tidak resmi :

1. Bahasa yang digunakan tidak baku dan tidak terikat EYD
2. Tidak ada kop dan nomor surat
3. Tidak ada stempel diakhir surat
4. Sering ditemukan bahasa sapaan seperti Sahabatku, Kekasihku dsb
5. Format surat yang tidak baku
6. Biasanya ditulis dikertas khusus atau bermotif

Contoh surat tidak resmi

Malang, 22 November 2019

Assalamu’alaikum wr. Wb

Bagaimana kabar Ayah dan Ibu dirumah? Semoga selalu dalam lindungan Allah SWT, Ohya bagaimana kabar Andri dan Nita? Jangan males sekolah ya ntar dapet nilai buruk kalu males sekolah apalagi kalau malas belajar kakak gak mau beliin sepatu baru tahun depan kalau kakak pulang.

Oh ya Ayah dan ibu   sudah lama Sinta tidak memberikan kabar, kali ini Sinta mengirim surat untuk memberi kabar ke Ayah dan Ibu kalau di sumba Sinta baik-baik saja, Alhamdulillah masih diberikan kesehatan sama Allah SWT.

Oh ya Sinta mau kasih informasi juga kalau mulai bulan depan Sinta di angkat menjadi karyawan tetap Alhamdulillah berkat do’a ayah sama ibu karir Sinta diperusahaan semakin naik.

Rencana Sinta dinaikkan jabatan menjadi kepala marketing di bulan juli . jadi nanti kemungkinan Sinta bakalan sering keluar kota untuk melakukan promosi, mohon do’anya ya biar dikasih sehat dan kekuatan sama Allah SWT.

Mungkin akhir desember Sinta  mau ambil cuti buat pulang ke Madiun sambil membawa calon mantu ayah dan ibu , Insya Allah kalau diijinkan. Insya Allah ibu sama Ayah suka dengan calon mantu yang Sinta pilih.

Baik sampai disini dulu surat singkat dari Sinta kapan-kapan Sinta sambung lagi, mohon maaf kalau ada salah kata dan juga mohon doanya untuk kelancaran aktifitas Sinta disini.

Wassalamu’alaikum wr.wb.